Nowe przepisy o pracy zdalnej wprowadzają zwrot kosztów internetu i prądu dla pracownika

To kolejna z serii zmian w Kodeksie Pracy, jakie wdrożone zostają na przestrzeni pierwszych miesięcy tego roku. Pod koniec lutego weszły w życie nowe przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników. Z kolei pod koniec kwietnia zaczną obowiązywać przepisy wdrażające dyrektywę rodzicielską (wprowadza m.in. dłuższy urlop rodzicielski dla obojga rodziców, bezpłatny urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym i ustala wysokość zasiłku macierzyńskiego za cały urlop rodzicielski na poziomie 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku) oraz dyrektywę o work-life balance (sprawi ona, że pracownik mający co najmniej półroczny staż pracy u danego pracodawcy będzie mógł wystąpić o umowę o pracę na czas nieokreślony, uniemożliwi też zabraniania pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą).

Pracę zdalną można wykonywać nie tylko z domu

Zmiany, które wchodzą w życie 7 kwietnia dotyczą pracy zdalnej. Do tej pory świadczenie pracy w takim trybie regulowały przepisy przyjęte podczas pandemii. Obecna nowelizacja Kodeksu Pracy ma te zagadnienia uporządkować.

Zgodnie z nowelizacją praca może być wykonywana w trybie zdalnym „całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą”. Jak podkreśliła na antenie radiowej „Trójki” Katarzyna Łażewska-Hrycko, Główny Inspektor Pracy miejscem tym nie musi być koniecznie dom pracownika.

Szefowa GIP-u wyjaśniła, że w sytuacji, gdy na terenie zakładu pracy działają związki zawodowe, to kwestie dotyczące pracy zdalnej będą uzgadniane w porozumieniu z nimi (w przypadku braku porozumienia ustali to pracodawca w regulaminie pracy). Jeżeli związków zawodowych w firmie nie ma, to pracodawca uzgodni te kwestie z przedstawicielem załogi wyłonionym do reprezentacji interesów pracowniczych.

W regulaminie należy określić którzy pracownicy będą mogli o pracę zdalną wnioskować. Należy też określić zasady pokrywania kosztów, kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy, a także porozumiewania się z pracownikiem wykonującym pracę w tym trybie. Przy czym nawet jeśli pracodawca nie dogada się z pracownikami i nie wyda stosownego regulaminu, to nie ma przeszkód, by ustalił te kwestie indywidualnie, w porozumieniu z pracownikiem, którego taki tryb miałby dotyczyć. Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej mogą nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia.

Kiedy firma musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną? I kiedy może ją nakazać?

Pracodawca musi uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawność. Odmówić może tylko ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Znowelizowana ustawa daje również pracodawcy „furtkę” do nakazania pracownikowi wykonywania pracy zdalnej (o ile ten poświadczy, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w takim trybie). Takie polecenie może wydać na okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz na okres trzech miesięcy po ich odwołaniu lub, a także na okres, w którym „zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej”.

Nie wszyscy mogę skorzystać z możliwości wykonywania pracy zdalnej. Jak zastrzeżono w nowelizacja opcja taka nie dotyczy m.in. prac szczególnie niebezpiecznych, powodujących intensywne brudzenie, czy takich w wyniku których „następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych”.

Pracujesz zdalnie? Firma musi ci zapłacić za internet i prąd

W nowych przepisach wyraźnie zapisano, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną „materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne”, niezbędne do wykonywania takiej pracy, serwis i konserwację narzędzi pracy lub pokryć „niezbędne koszty” z tym związane. Ma również pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku, gdy pracownik wykonujący pracę zdalną korzysta z własnych urządzeń i materiałów przysługuje mu „ekwiwalent pieniężny ustalony z pracodawcą”.Trzecią opcją jest wypłata ryczałtu, którego wysokość „odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej”.

- Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych – czytamy w nowelizacji (ustalanie wysokości ekwiwalentu i ryczałtu dokonywane ma być indywidualnie między pracodawcą i pracownikami ze względu chociażby na różne koszty energii, czy internetu po stronie tych drugich).